1. Vérifier le statut réel du sous-traitant
En Suisse, la distinction entre indépendant et salarié déguisé n'est pas anodine. Si vous faites appel à quelqu'un régulièrement, pour un seul mandant (vous), dans des conditions proches d'un emploi, les autorités AVS peuvent requalifier la relation en rapport de travail.
Les critères qui alertent les caisses de compensation :
- Le sous-traitant travaille exclusivement ou quasi exclusivement pour vous
- Vous définissez ses horaires et son lieu de travail
- Il utilise vos outils ou votre matériel
- Il n'a pas d'autres clients actifs
Si ces éléments sont réunis, vous risquez un rappel de cotisations sociales — avec intérêts. La règle de base : le vrai indépendant a plusieurs mandants, définit lui-même son organisation, et assume son propre risque économique.
2. Formaliser la relation par un contrat écrit
Un email ou une poignée de main ne suffit pas. Le contrat de sous-traitance cadre les éléments essentiels qui évitent les litiges :
- Périmètre de la mission (ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas)
- Délais et jalons
- Prix et conditions de paiement
- Confidentialité et droits sur les livrables
- Clause de résiliation et préavis
En l'absence de contrat écrit, c'est le Code des obligations suisse qui s'applique par défaut — et il n'est pas toujours favorable à la partie qui n'a pas anticipé.
Un contrat d'une page bien rédigé vaut mieux que dix emails mal archivés.
3. Gérer la TVA correctement
Si vous et votre sous-traitant êtes tous les deux assujettis à la TVA, le mécanisme est simple : vous recevez une facture avec TVA, vous la déduisez en impôt préalable. Aucun problème.
Les cas qui posent question :
Le sous-traitant n'est pas assujetti (chiffre d'affaires sous CHF 100 000/an) : il facture sans TVA, vous ne pouvez pas déduire d'impôt préalable. C'est normal — pas d'erreur à commettre ici, juste à ne pas l'oublier dans votre calcul de marge.
Le sous-traitant est étranger (UE, hors Suisse) : selon la nature de la prestation, le mécanisme du report de l'impôt (reverse charge) peut s'appliquer. Vous devez alors déclarer et payer la TVA vous-même à l'AFC. Un point à vérifier avec votre fiduciaire si vous externalisez régulièrement à l'étranger.
4. Archiver les documents liés à la sous-traitance
Chaque mandat de sous-traitance génère des documents à conserver : contrat, factures reçues, échanges importants, bons de livraison ou preuves d'exécution. En cas de contrôle fiscal ou de litige ultérieur, ce sont ces pièces qui parlent pour vous.
Durée minimale de conservation : 10 ans pour les pièces comptables (factures, contrats à incidence financière).
Un classement cohérent dès le début — un dossier par sous-traitant, avec les pièces chronologiques — vous évite de chercher pendant une heure lors d'une clôture ou d'un audit.
5. Prévoir les assurances
Un sous-traitant indépendant est en principe responsable de ses propres assurances (RC professionnelle, accidents). Mais si un problème survient dans le cadre d'un mandat que vous lui avez confié — un chantier, une mission chez votre client — la question de la responsabilité peut remonter vers vous.
Points à vérifier avant de déléguer :
- Le sous-traitant a-t-il une assurance RC professionnelle active ?
- Votre propre RC couvre-t-elle les dommages causés par vos sous-traitants dans le cadre de vos mandats ?
Une clause contractuelle qui précise que chaque partie reste responsable de ses propres actes réduit les zones grises.
Ce qu'on oublie le plus souvent
La sous-traitance est souvent décidée dans l'urgence — un surcroît de travail, un client à satisfaire vite. C'est exactement dans ces moments qu'on saute les étapes administratives. Et c'est là que les problèmes s'installent silencieusement : statut AVS non vérifié, pas de contrat, factures mal archivées, TVA mal traitée.
Déléguer est une bonne décision. La préparer administrativement est ce qui la rend durable.
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