En bref : la méthode en six étapes
Comprendre pourquoi les paiements deviennent difficiles à retrouver
Un paiement peut être arrivé sans que son lien avec une facture soit évident. Plusieurs situations sont fréquentes :
- La communication du virement est vide ou trop vague.
- Le nom du payeur diffère de celui qui figure sur la facture.
- Un même virement couvre plusieurs factures.
- Le client a versé un acompte ou réglé une partie du montant.
- Des espèces ont été encaissées sans être notées.
Un électricien indépendant à Fribourg reçoit un virement de 1 240 francs sans communication. Plusieurs factures restent ouvertes, dont trois de montants proches. Avant de vérifier son relevé, il a failli relancer le mauvais client. Cet exemple est fictif.
Un paiement difficile à identifier ne signifie pas nécessairement que de l’argent manque. Il indique surtout que le lien entre les factures et les encaissements doit être reconstitué avant de décider quoi faire.
Préparer la liste des factures ouvertes
Avant de consulter votre banque, rassemblez les factures dont vous ne pouvez pas confirmer le paiement. Pour chacune, notez :
- Le numéro de facture.
- Le nom du client.
- Le montant et l’échéance.
- Le montant déjà encaissé, si vous le connaissez.
- Le solde qui reste à vérifier.
Un tableau simple ou une liste sur papier suffit. L’essentiel est de retrouver facilement chaque facture et de laisser de la place pour vos remarques. Si vous avez déjà reçu un acompte, gardez sa trace à côté de la facture : vous éviterez ainsi de chercher uniquement le montant total.
Ajoutez une colonne « À éclaircir » à votre liste. Vous pourrez y noter les questions à résoudre sans interrompre votre vérification.
Une facture claire facilite ensuite l’identification du paiement, notamment grâce à son numéro et aux informations transmises au client. Vous pouvez consulter notre article sur les éléments à faire figurer sur une facture en Suisse.
Une facture dont le paiement n’est pas encore retrouvé reste à vérifier. Ne la considérez pas comme impayée avant d’avoir examiné les encaissements.
Pointer son relevé bancaire ligne par ligne
Munissez-vous de votre liste et du relevé correspondant à la période à vérifier. Commencez par les mouvements les plus anciens, puis avancez jusqu’aux plus récents. Cette progression limite le risque d’oublier un encaissement ou de le prendre en compte à nouveau.
Pour chaque entrée d’argent, regardez :
- La date.
- Le nom du payeur.
- La communication.
- Le montant.
Cherchez ensuite la facture correspondante dans votre liste. Lorsque les éléments concordent et que la facture est entièrement réglée, cochez-la et notez la date du paiement.
Marquez aussi le mouvement sur le relevé pour voir quelles lignes ont déjà été examinées. Si le versement ne couvre qu’une partie de la facture, inscrivez le montant reçu et laissez apparaître le solde restant.
Utilisez une marque différente pour les mouvements vérifiés et ceux qui restent à éclaircir. Vous les repérerez plus facilement lorsque vous reprendrez votre suivi.
Ne cochez une facture comme entièrement payée que lorsque son règlement est confirmé. Un mouvement que vous ne comprenez pas peut rester en attente : il vaut mieux le signaler que lui attribuer une facture au hasard.
Traiter les montants et les payeurs difficiles à identifier
Lorsqu’un montant ne correspond pas à une facture, vérifiez si le client a versé un acompte ou réglé seulement une partie de la somme. Comparez également le paiement avec ses autres factures ouvertes : il peut avoir regroupé plusieurs règlements dans un seul virement.
Si le nom du payeur ne vous dit rien, regardez les indications disponibles et vos échanges avec les clients concernés. Un nom différent peut avoir une explication simple, mais ne suffit pas à lui seul pour attribuer le paiement.
Notez dans votre liste de cas à éclaircir :
- La date du mouvement.
- Le montant reçu.
- Le nom indiqué, s’il y en a un.
- Le motif de votre doute.
Avant de relancer, demandez une précision de manière neutre. Vous pouvez écrire : « Nous avons reçu un paiement que nous cherchons à identifier. Pouvez-vous nous confirmer la facture concernée ? »
Si nécessaire, demandez au client les indications dont vous avez besoin pour retrouver son règlement. Une fois la réponse obtenue, reportez-la dans votre suivi. Si le doute persiste, laissez le mouvement et la facture signalés comme étant à vérifier.
Garder une trace des espèces dans la caisse
Les paiements en espèces méritent le même suivi que les virements. Lorsqu’un client vous règle en liquide, notez l’encaissement le jour même avec :
- La date et le montant.
- Le nom du client.
- La facture concernée.
- Le solde restant, si le paiement est partiel.
Conservez le justificatif associé et reportez le paiement dans votre liste de factures ouvertes. Vous éviterez ainsi de chercher sur le relevé bancaire une somme qui est entrée directement dans votre caisse espèces.
Comptez régulièrement l’argent présent dans la caisse et comparez-le au solde noté. Si les montants diffèrent, reprenez les entrées, les sorties et leurs justificatifs pour chercher l’origine de l’écart.
Gardez votre suivi de caisse à portée de main à l’endroit où vous encaissez les espèces. Il sera plus facile de noter chaque mouvement au moment où il a lieu.
Une remise d’espèces à la banque doit aussi être identifiable. Elle correspond à une sortie de caisse et à une entrée sur le compte, mais pas à un nouveau paiement du client.
Installer une routine avant les relances
Choisissez un moment régulier pour mettre votre liste à jour et pointer les mouvements disponibles. Une courte séance répétée est plus facile à reprendre qu’une longue vérification lorsque les factures, les virements et les justificatifs se sont accumulés.
À chaque passage, occupez-vous des nouveaux paiements, puis revenez aux cas laissés en attente. Vérifiez aussi les espèces et conservez les documents qui vous ont permis de faire le lien entre un règlement et une facture.
Notre article sur la conservation des documents en Suisse vous aide à organiser ces pièces.
Avant d’envoyer une relance, consultez votre suivi et les derniers mouvements disponibles. Si le paiement reste introuvable, contactez le client en gardant une formulation ouverte : il a peut-être effectué un règlement que vous n’avez pas encore identifié.
Si plusieurs mois restent à reprendre, notre méthode pour remettre de l’ordre dans une comptabilité en retard peut vous aider à choisir par où commencer.
Questions fréquentes
Que faire si je ne reconnais pas le nom sur un virement ?
Vérifiez le montant, la communication et vos échanges avec les clients susceptibles d’avoir payé. Si le doute demeure, notez le mouvement et demandez une confirmation avant de l’attribuer à une facture.
Comment suivre une facture payée en plusieurs fois ?
Inscrivez chaque paiement reçu à côté de la facture, puis déduisez-le du montant à régler. Gardez la facture ouverte tant que le solde n’est pas entièrement payé ou que la situation n’a pas été clarifiée.
Faut-il noter un paiement en espèces s’il sera déposé à la banque ?
Oui, notez d’abord le paiement dans votre caisse et associez-le à la facture concernée. Lorsque vous déposez les espèces, indiquez la sortie de caisse et l’entrée sur le compte afin de ne pas compter le même encaissement à nouveau.
Après avoir suivi la méthode, l’électricien de notre exemple a laissé le virement signalé comme étant à vérifier et peut demander une confirmation avant de relancer.
Dans une app sur votre téléphone, les Assistantes CaRa peuvent vous aider à organiser ce suivi. Avec Rapprochement bancaire, vous déposez le relevé mis à disposition par votre banque ; les mouvements sont classés en quelques gestes, les soldes contrôlés au centime et le journal ressort prêt pour la fiduciaire. Avec Ma caisse, vous retrouvez toutes les espèces de l’entreprise au même endroit, avec un solde du jour à jour.
Si le retard est déjà important, la Mise en place reprend votre dossier avec une comptable diplômée.
Assistante de direction d'abord, puis comptable diplômée : vingt ans de comptabilité. Fondatrice de CaRa Global, elle aide les indépendants et les petites entreprises de Suisse romande à reprendre leur administration en main.