Comptabilité en retard : par où commencer pour remettre vos comptes à jour

Faire l’état des lieux avant de commencer

Avant de trier vos papiers, prenez un moment pour déterminer où le retard commence et ce qui manque. Notez le dernier mois pour lequel vous avez une comptabilité que vous considérez comme à jour, puis repérez les mois qui restent à traiter. Si vous n’en êtes pas certain, indiquez-le : ce point pourra être vérifié au moment de reprendre les documents.

Dressez la liste des comptes utilisés pour votre activité, notamment :

• vos comptes bancaires professionnels ;
• votre éventuel compte de paiement ;
• votre caisse, si vous encaissez des espèces ;
• les comptes personnels utilisés pour payer des dépenses professionnelles.

Ces dernières dépenses peuvent facilement être oubliées si vous ne regardez que le compte de l’entreprise.

Enfin, rassemblez les échéances déjà connues : décompte TVA si vous êtes assujetti, factures à payer, factures clients en attente et documents demandés pour une clôture. L’objectif n’est pas encore de tout régler, mais d’obtenir une vue assez claire pour choisir par quoi commencer.

Traiter les échéances et les factures en attente

Une fois votre liste établie, occupez-vous des sujets qui demandent une action proche. Si votre entreprise est assujettie à la TVA, repérez la période concernée, l’échéance et les documents nécessaires au décompte.

En vertu de l’art. 71 al. 1 de la loi sur la TVA, l’assujetti établit son décompte dans les 60 jours qui suivent la fin de la période de décompte. En cas de doute sur votre situation, vous pouvez commencer par consulter notre article sur le seuil TVA en Suisse.

Regardez aussi les factures clients dont le paiement n’apparaît pas. Vérifiez d’abord le relevé bancaire et la date d’échéance de chaque facture : un paiement peut avoir été reçu sans être encore rapproché de la facture correspondante. Si elle reste impayée, vous pouvez contacter le client avec un rappel courtois et les informations nécessaires pour identifier la facture.

Pour les factures que vous devez régler, relevez celles qui arrivent à échéance ou qui sont déjà échues. Cette étape vous aide à prendre les mesures nécessaires pendant que vous reprenez le reste de votre comptabilité.

Rassembler les justificatifs mois par mois

Réunissez les pièces liées à votre activité :

• les factures de vente ;
• les factures fournisseurs ;
• les tickets et les reçus ;
• les autres documents qui expliquent vos opérations.

Cherchez-les aussi dans vos courriels, sur votre téléphone et dans les espaces où vous recevez habituellement vos documents. Notre article sur les documents à classer pour votre activité peut vous aider à établir votre liste.

Créez un classement simple par mois, sur papier ou dans des dossiers numériques. Rangez chaque pièce dans le mois qui convient et séparez les documents dont vous n’êtes pas sûr.

Si un justificatif manque, notez la dépense et cherchez la pièce auprès du fournisseur ou dans vos messages. Évitez de laisser une opération de côté au seul motif que le document n’est pas encore retrouvé.

Les justificatifs comptables servent à comprendre et à documenter les opérations enregistrées. Selon l’art. 958f du Code des obligations, les livres et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice. Certains documents peuvent devoir être conservés plus longtemps, par exemple ceux qui concernent des biens immobiliers. Pour organiser leur rangement dans la durée, consultez notre article sur la conservation des documents en Suisse.

Pointer le relevé bancaire du mois le plus ancien

Commencez par le relevé du mois le plus ancien qui reste à traiter. Pour chaque entrée ou sortie, cherchez la facture, le reçu ou l’explication correspondante, puis indiquez que l’opération a été vérifiée. Cette comparaison entre le relevé et vos documents constitue la base du rapprochement bancaire.

Pour une facture client, vérifiez que le montant reçu correspond à celui attendu et que le paiement est attribué au bon client. Pour une dépense, retrouvez la pièce qui explique le paiement.

Certaines opérations apparaissent sur le relevé sans figurer dans la pile de factures. Pensez notamment :

• aux frais bancaires ;
• aux abonnements ;
• aux transferts entre vos propres comptes.

Si une opération ne trouve pas de correspondance, inscrivez-la sur une liste de points à éclaircir. Vous pourrez y revenir après avoir cherché les documents manquants, sans interrompre tout le travail.

Une fois le mois vérifié, poursuivez avec le suivant, en gardant vos questions visibles. Cette progression vous permet de rattraper votre comptabilité sans mélanger les périodes ni traiter plusieurs fois la même opération.

Savoir quand demander de l’aide

Vous pouvez avancer seul sur le classement et le pointage, puis faire appel à une personne compétente pour les questions que vous n’êtes pas à l’aise de traiter. Demander de l’aide peut être utile si le volume de pièces vous décourage, si le temps manque pour reprendre les mois en retard ou si vous ne savez plus quelles opérations ont déjà été enregistrées.

Un doute sur la TVA mérite d’être clarifié, notamment si vous ne savez pas comment traiter certaines pièces ou établir un décompte. Préparez alors votre état des lieux, les relevés disponibles et la liste des documents ou opérations qui posent question. Même incomplet, ce dossier donne un point de départ à la personne qui vous accompagne.

Précisez ce que vous attendez : une vérification ponctuelle, une aide à la reprise ou un accompagnement pour organiser la suite. Vous pourrez ainsi discuter du travail nécessaire et de ce que vous souhaitez continuer à faire vous-même.

Installer une routine pour la suite

Une fois la reprise engagée, choisissez un rythme réaliste pour éviter que les documents ne s’accumulent à nouveau. Réservez un moment régulier dans votre agenda pour classer les nouvelles pièces, vérifier les factures clients et comparer les mouvements avec votre relevé bancaire. Un rendez-vous court et tenu régulièrement est plus facile à maintenir qu’une grande séance toujours repoussée.

Gardez un endroit unique pour les documents à traiter et une liste distincte pour les questions en suspens. Quand vous payez une dépense ou envoyez une facture, prenez l’habitude de conserver la pièce au même endroit. Lors de votre point suivant, classez-la et vérifiez si le paiement apparaît.

Ajoutez les échéances connues à votre calendrier et prévoyez du temps en amont pour réunir les documents nécessaires. La routine peut rester simple : elle doit surtout être adaptée à votre activité et vous permettre de voir rapidement ce qui manque. Remettre sa comptabilité à jour devient alors un travail plus lisible, que vous pouvez poursuivre étape par étape.

Questions fréquentes

Après avoir suivi la méthode, la graphiste de notre exemple sait quelles factures sont payées, quels justificatifs restent à retrouver et quels points demandent encore une vérification.

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