En bref : les démarches dans l'ordre

Avant le lancement, vérifiez les autorisations et préparez votre budget

Décrivez les prestations que vous comptez proposer, puis demandez à l’autorité compétente si votre activité nécessite une autorisation ou un diplôme reconnu. Les exigences peuvent dépendre de l’activité et du canton où vous exercez. Si une autorisation est requise, obtenez-la avant de commencer les prestations concernées. Portail PME de la Confédération

Préparez ensuite les finances de votre activité.

  • Ouvrez un compte bancaire séparé pour vos encaissements et vos dépenses professionnelles. Si vous y versez de l’argent personnel, notez qu’il s’agit d’un apport privé pour le distinguer d’un règlement de client.
  • Fixez vos prix en tenant compte de vos frais et du temps consacré aux mandats, aux devis et aux factures.
  • Prévoyez une réserve de trésorerie pour payer vos charges si un client règle plus tard que prévu.
Astuce

Pour estimer votre réserve, notez sur une même feuille les dates de vos dépenses prévues et celles auxquelles vous pensez encaisser vos premières factures.

Dès le début, annoncez votre activité à l’AVS

Contactez la caisse de compensation compétente, celle du canton ou celle de votre branche selon votre situation. Demandez quels justificatifs joindre et déposez votre demande dès que vous pouvez documenter le démarrage de l’activité.

Pour préparer votre dossier, gardez à portée de main les pièces qui montrent que vous avez commencé à travailler.

  • Vos premiers contrats
  • Les offres acceptées
  • Les factures déjà émises

La caisse examine votre situation au cas par cas et décide si elle vous reconnaît comme indépendant pour l’activité annoncée. Elle fixe des acomptes de cotisations d’après le revenu que vous estimez tirer de votre activité. Prévoyez ces versements dans votre budget et signalez à la caisse tout changement important de votre estimation. Mémento officiel sur les indépendants

Exemple

Une graphiste indépendante à Neuchâtel lance son activité en février. Elle pense que toutes les démarches se règlent à la fin de l’année.

Elle facture ses premiers mandats et attend l’automne pour s’occuper de l’AVS. En contactant la caisse, elle découvre qu’elle aurait dû s’annoncer dès le début de son activité.

Si vous avez déjà commencé, contactez la caisse avec les pièces disponibles. Pour préparer votre demande, consultez l’article sur l’AVS de l’indépendant.

Dès le début, vérifiez la TVA et le registre du commerce

La TVA peut s’appliquer dès le lancement. Estimez le chiffre d’affaires déterminant de vos douze premiers mois à partir des mandats signés et des ventes que vous pouvez raisonnablement prévoir.

  • Pour la TVA, le seuil d’assujettissement est en règle générale de 100 000 francs de chiffre d’affaires annuel déterminant. Si vous prévoyez de l’atteindre dans les douze premiers mois, l’assujettissement commence dès le lancement. Vous devez vous annoncer à l’Administration fédérale des contributions (AFC) dans les 30 jours qui suivent le début de l’assujettissement (art. 66 LTVA). Assujettissement à la TVA · Délai d’annonce, art. 66 LTVA
  • Pour le registre du commerce, le repère est le chiffre d’affaires réalisé au cours de l’exercice précédent. L’inscription de l’entreprise individuelle devient obligatoire à partir de 100 000 francs sur cet exercice (art. 931 CO). Les membres des professions libérales et les agriculteurs sont dispensés de cette inscription lorsqu’ils n’exploitent pas une entreprise en la forme commerciale. Code des obligations sur Fedlex

Si vos prévisions changent après le lancement, refaites le point sur la TVA. Pour savoir quelles recettes entrent dans le calcul, consultez l’article sur le seuil et le début de l’assujettissement à la TVA ou adressez-vous à l’AFC pour votre cas particulier.

Au fil de l’année, suivez vos factures et classez vos justificatifs

Installez une routine dès les premières opérations. Gardez les mouvements privés et professionnels séparés dans votre suivi.

  • Préparez un modèle de facture avec vos coordonnées, celles du client, la date, la description de la prestation, le montant et les modalités de paiement. Si vous êtes assujetti à la TVA, vérifiez les mentions qui s’appliquent à votre situation. Ce qu’une facture doit contenir
  • Envoyez vos factures selon ce qui a été convenu avec vos clients et gardez une copie de chaque facture émise.
  • Classez chaque facture fournisseur ou reçu dès sa réception et rattachez la pièce au paiement. Si vous utilisez une caisse, gardez aussi les justificatifs des mouvements en espèces.

Si vous réglez une dépense professionnelle avec votre carte personnelle, gardez la pièce et notez l’origine du paiement. Identifiez aussi les retraits pour vos besoins privés dans votre comptabilité d’indépendant. Les documents à tenir quand on travaille à son compte

Astuce

Ouvrez votre relevé bancaire à côté de vos factures clients. Marquez celles qui sont réglées, celles qui sont payées en partie et celles dont l’échéance est passée.

Au démarrage et au fil de l’année, revoyez vos assurances et votre prévoyance

Faites le point sur vos couvertures dès le démarrage, surtout si vous quittez un emploi salarié. Partez des situations qui pourraient interrompre votre activité ou engager votre responsabilité.

  • Accident. Vérifiez la couverture dont vous disposez déjà.
  • Perte de gain. Regardez ce qui est prévu si une maladie vous oblige à interrompre vos mandats. Une assurance perte de gain peut répondre à ce besoin selon ses conditions.
  • Responsabilité civile professionnelle. Partez des dommages que vos prestations pourraient causer à un client et demandez ce qui serait couvert. Assurances pour l’entreprise, Portail PME

Demandez des offres sur la base des mêmes besoins afin de comparer les garanties, les exclusions et les conditions de versement. Faites-vous conseiller sur la prévoyance en tenant compte de ce que vous avez déjà constitué et de votre éventuelle activité salariée en parallèle.

Revenez sur ces choix si votre activité évolue, par exemple si de nouveaux mandats vous exposent à d’autres risques ou si vous envisagez d’engager du personnel.

À la clôture, bouclez les comptes et rassemblez les pièces

Vérifiez les écritures de l’exercice avant de préparer votre dossier. Comparez-les aux relevés bancaires et, si vous tenez une caisse, au relevé de caisse. Repérez les factures clients encore ouvertes, les factures fournisseurs à payer et les mouvements privés à clarifier.

Pour votre déclaration d’impôt ou votre fiduciaire, réunissez notamment les éléments suivants.

  • Les relevés bancaires et, le cas échéant, le relevé de caisse
  • Le récapitulatif des recettes et des dépenses
  • L’état du patrimoine professionnel
  • Les décomptes de cotisations sociales
Astuce

Demandez une copie des pièces manquantes aux fournisseurs concernés. Si une opération reste à clarifier, notez votre question à côté du justificatif.

Les livres et les pièces comptables se conservent pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO). Classez-les par exercice et vérifiez que vous pouvez retrouver et lire la pièce associée à chaque écriture. Code des obligations sur Fedlex · Guide sur la conservation des documents

Questions fréquentes

Dois-je tenir une comptabilité complète dès la première année ?

Une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à 500 000 francs peut se limiter à une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine (art. 957 al. 2 CO). Dès votre première opération, tenez vos écritures à jour et gardez les justificatifs. Si vos prévisions approchent ce seuil, demandez conseil à une fiduciaire. Code des obligations sur Fedlex

Dois-je attendre l’inscription au registre du commerce pour m’annoncer à l’AVS ?

Vous pouvez déposer votre demande auprès de la caisse de compensation dès que vous avez des justificatifs de votre activité. La caisse décide de la reconnaissance du statut d’indépendant au sens de l’AVS, que votre entreprise individuelle soit déjà inscrite au registre du commerce ou non. Portail PME de la Confédération

Que faire si je découvre que j’aurais déjà dû m’annoncer à la TVA ?

Contactez rapidement l’AFC avec votre date de début d’activité, vos prévisions de départ et le chiffre d’affaires réalisé depuis. Demandez-lui de clarifier la date de début de votre assujettissement et la marche à suivre pour les factures déjà émises. Règles d’assujettissement de l’AFC

Si la graphiste de Neuchâtel recommençait, elle contacterait sa caisse dès le lancement et joindrait ses premiers justificatifs à sa demande.

Pour le suivi quotidien, CaRa dans la poche est une app sur le téléphone, pensée par une comptable diplômée pour les indépendants et les petites entreprises de Suisse romande, pour tenir vos factures à payer, vos factures à encaisser, votre relevé bancaire et votre caisse. L’essai gratuit de 30 jours donne accès à toute l’app, sans carte bancaire. Si le retard est déjà là, la Mise en place vous aide à reprendre votre dossier avec une comptable diplômée.

Carine Rasconi

Assistante de direction d'abord, puis comptable diplômée : vingt ans de comptabilité. Fondatrice de CaRa Global, elle aide les indépendants et les petites entreprises de Suisse romande à reprendre leur administration en main.